Partamos de la base. “Colección” según la RAE es un “conjunto ordenado de cosas, por lo común de una misma clase y reunidas por su especial interés o valor”. Pues eso, “conjunto ordenado de cosas”, en nuestro caso obras de arte, donde “siempre será el coleccionista el que lleve el control de qué tipo de cosas que se está coleccionando”, comenta Sofía Sáenz de Santamaría, Key Account Manager de ITgallery software y experta en gestión cultural. “Es muy importante saber qué entra dentro de una colección y qué no, la línea de la misma y qué obras conviven entre sí”. Además, la definición habla de interés y valor: “Podemos hablar de una colección compuesta por obras de un valor económico muy alto pero que su interés cultural no sea tan fuerte porque no se ha buscado esa convivencia entre las obras”.

Desde que las colecciones privadas empezaron a abrirse al público en el Renacimiento del siglo XVI italiano, ya no vale con tener posesiones sino que estas debían transmitir el concepto y pensamiento de los coleccionistas. “Esa colección es el resultado, las obras son el engranaje pero la colección funciona también como una propia obra de arte”.

“Crear una colección es igual de importante que gestionarla, si se crea una colección y no se mueve, desarrolla ni alimenta, se queda aparcada y no tiene trascendencia”. De ahí que inventariar, documentar, clasificar, registrar, catalogar, archivar, etc. sean el ABC de la gestión de colecciones. Todos estos pasos son igual de importantes y prácticamente obligatorios para un coleccionista “porque si no el día de mañana nadie va a poder entender ni seguir con esta colección. Nosotros mismos no habríamos podido conservar las colecciones que tenemos ahora si no se hubiera hecho esto”.

Hasta antes de ayer, todo esto se hacía en archivadores y papeles. “Viajar a través de los archivos de la Hispanic Society of America es hacerlo a través de pasillos, pasillos y más pasillos de archivadores de metal con información que ahora mismo cabe en un iPad o un iPhone”. ”Ha cambiado la lógica de cómo una persona concibe el arte. En el 90% de las exposiciones que se celebran en el mundo la gente no se queda solo en lo que ve de cerca y va mucho más allá. Los coleccionistas siempre han viajado para perseguir aquellas obras en las que están interesados, pero nunca ha sido tan fácil como ahora”.

A la hora de gestionar una colección, toda la información tiene valor. Cuanta más mejor. En cualquier visita a cualquier exposición, museo o feria podemos encontrar datos que nos pueden ser útiles. “Antes si no te quedabas con todos los catálogos, la información se perdía. Hoy toda la información está en la red o podemos guardarla. Además, esto hay que hacerlo en caliente porque si se deja pasar, la oportunidad se pasa”. Albarán de entrega, factura –“que puede valer en ocasiones como certificado de autenticidad”–, o el certificado de autenticidad –“aunque hay casos en los que no se da, se debería exigir siempre”– son algunos de los documentos básicos que todo coleccionista debe solicitar por cada compra que hace.

Tecnologías no específicas como Word o Excell, softwares como Collectrium de Christie’s, programas nacionales para gestiones de museos y centros de arte como Domus, herramientas como City Gallery o IT Gallery, el software nacional para gestionar colecciones de arte más completo del mercado, son algunos ejemplos para facilitar las gestiones burocráticas y administrativas del coleccionista de arte actual.